Manajemen Proyek Rekayasa

Felix Arnes Sitorus (21S18022)

Artikel ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa dengan dosen pengampu Niko Saripson P. Simamora, S.T.,MAB pada perkuliahan semester 6 di program studi Manajemen Rekayasa Fakultas Teknologi Industri, Insitut Teknologi Del. Pada artikel ini, akan dijelaskan mengenai penerapan manajemen proyek rekayasa terutama pada masa pandemi COVID-19 ini. 

Proyek dan Manajemen Proyek

Seperti yang diketahui proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang dikerjakan dalam waktu terbatas dan bersifat sementara menggunakan sumber daya tertentu dengan harapan untuk memperoleh hasil yang terbaik dalam membuat produk, jasa atau hasil pada waktu yang akan datang. Sumber daya merupakan faktor penentu dalam keberhasilan suatu proyek konstruksi, terdiri dari man, materials, machine, money dan method. Kegiatan atau tugas yang dilaksanakan pada proyek berupa pembangunan/perbaikan sarana fasilitas atau bisa juga berupa kegiatan penelitian dan pengembangan. Dalam upaya untuk mengatur atau memanajemen penggunaan sumber daya agar realistis, maka manajer proyek harus mengetahui tingkat produktivitas masing-masing melalui manajemen proyek. Hal tersebut sangat diperlukan untuk memantau dan memetakan apa yang akan terjadi pada sebuah proyek akibat penggunaan dan pemanfaatan sumber daya. Kurang diperhatikannya produktivitas sumber daya dapat menghambat pekerjaan proyek itu sendiri.

 Adapun manajemen proyek adalah cara mengelola dan mengorganisir berbagai asset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dengan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Maka dari itu, tujuan dari manajemen proyek antara lain :

·         Menyelesaikan Tepat Waktu

·         Mengelola Resiko

·         Mengelola Tim

·         Membuat Perencanaan yang Tepat

·         Menjaga Anggaran

 

Adapun tahapan-tahapan dalam manajemen proyek yaitu :

1.      Project initiation

Dalam tahapan inisiasi ini semua tim yang terlibat akan memutuskan apakah suatu proyek layak atau tidak untuk dikerjakan

2.      Project definition

Proses di sini yaitu mendefenisikan atau menyiapkan rencana tertulis dari setiap langkah proyek agar dipahami oleh setiap anggota tim.

3.      Project planning

Dalam sebuah proyek diperlukan rencana yang matang untuk memastikan tujuan sebuah proyek bisa berjalan dengan melakukan studi kelayakan, rekayasa nilai, dan perencanaan area dari manajemen proyek.

4.      Project execution

Pada tahap ini, sebuah proyek akan dijalankan sesuai dengan rencana yang sudah dibuat sebelumnya

5.      Project monitoring & control

Dalam pembangunan sebuah proyek, harus ada proses pemantuan dan kontrol agar proyek yang dijalankan tidak keluar jalur.

6.      Project closure

Dalam tahap ini para tim menerima hasil akhir dari sebuah proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.

Pada tahap manajemen proyek, harus dilakukan pengoptimalan sumber daya. Dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada secara efisien, efektif dan dapat menerapkan fungsi manajemen proyek secara sistematis, maka suatu proyek akan berjalan dengan benar. Keberhasilan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh kejelian perencanaan proyek dalam menjadwal pelaksanaan suatu proyek. Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen proyek yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran. Pengendalian proyek adalah suatu usaha sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan. Merancang dan membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dengan standar, dan mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

 

Penerapan Manajemen Proyek pada Masa Pandemi COVID-19

Sejak pemerintah Republik Indonesia mengumumkan pada awal bulan Maret tahun 2020, Indonesia resmi mengalami kondisi yang dialami secara global yaitu Pandemi COVID-19, diikuti kebijakan PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) di beberapa wilayah di Indonesia, hingga Pemerintah melalui Presiden Joko Widodo menyampaikan pesan untuk hidup berdamai dengan COVID-19 dengan model New Normal pada 26 Mei 2020.  Adapun proyek yang diselenggarakan pihak swasta, memerlukan gentlemen agreement yang mantap oleh karena Pandemi COVID-19 ini belum akan berakhir. Sementara bagi proyek-proyek konstruksi yang diselenggarakan pemerintah hingga 26 Mei 2020, pemerintah melalui Kementerian Keuangan dan Kementerian BUMN telah berusaha memberikan donasi sejumlah dana untuk memastikan proses penyelenggaraan konstruksi tetap survive. Maka dari itu, adapun penerapan manajemen proyek yang dapat dilakukan pada masa pandemi COVID-19 yaitu :

a.       Project Integration Management

Pada proses ini, berfokus pada koordinasi serta pengembangan rencana project, pelaksanaan, dan pengendalian perubahan dengan mengidentifikasi dan mengkoordinasi berbagai aktivitas yang ada dalam suatu manajemen proyek untuk mengontrol setiap perubahan atau masalah yang mungkin terjadi. Pada saat pandemic seperti ini, peran pemerintah, sebagai Pembina Penyelenggaraan proyek di Indonesia, perlu mengkaji ulang awal Program Pembangunan Konstruksi Nasional, merespon Pandemi COVID-19 dan berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait. Hal ini untuk menjamin kredibilitas pemerintah, serta kinerja pencapaian pembangunan untuk menyikapi pembangunan berikutnya, sehingga koordinasi antara pemerintah maupun pihak dengan perencana proyek dapat berjalan dengan lancar.

b.      Project Scope Management

Proses ini mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable (produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran lainnya) sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. Dengan adanya pandemi COVID 19 seperti ini, maka akan timbul kondisi scope creep karena adanya kebutuhan terkait deliverables yang berubah pada saat eksekusi proyek. Untuk itu harapannya kondisi ini dapat diatasi dengan :

·         Plan Scope Management : Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan

·         Collect Requirements : Merinci persyaratan proyek

·         Create WBS : Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverable

·         Validate Scope : Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal.

·         Scope Control : Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek. 

c.       Project Time Management

Sebagian besar perubahan proyek melibatkan perubahan jadwal, dan disetujui oleh sponsor proyek. Selama perencanaan, manajer proyek harus membagi proyek menjadi tugas dan membuat jadwal (tanggal mulai dan selesai untuk setiap tugas) dan anggaran untuk setiap tugas. Proses ini meliputi :

·         Plan Schedule Management : Merencanakan jadwal

·         Estimate Activity Resources, Durations : Memperikarakan aktivitas dan durasi

·         Develop Schedule : Menganalisis aktivitas

·         Control Schedule

Pada masa pandemi ini, peran Pengguna Jasa, mencakup pihak pemilik proyek, pemberi tugas, developer, ataupun owner representative, harus memastikan benar perhitungan penjadwalan dan pembiayaan proyek selama Pandemi COVID-19 agar tetap optimal sesuai perencanaan di awal. Dan yang terpenting harus bijak dalam mengimplementasikan kontrak selama pandemi COVID-19, mencermati protokol kesehatan yang dikeluarkan oleh Menteri PUPR RI, serta memungkinkan kajian ulang kontrak yang tidak merugikan para pihak dalam proses penyelenggaraan proyek.

d.      Project Cost Management

Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. Proses pada project cost manajemen meliputi:

·         Plan Cost Management : Menetapkan anggaran

·         Determine Budget : Merinci anggaran proyek

·         Control Cost

Pada masa pandemic ini, pemerintah pusat mempersiapkan dana dukungan terhadap beberapa proyek yang diselenggarakan Negara, diikuti upaya pemerintah daerah dalam merespon cepat Pandemi COVID-19, dengan melakukan fund raising mendukung pembiayaan proyek di daerah secara mandiri. Koordinasi proyek konstruksi di tengah Pandemi COVID-19 dilakukan melalui sistem online, antara pemerintah pusat dan daerah, antar pemerintah daerah, antar Kementerian terkait, serta antarai Kementerian terkait dengan pemerintah daerah.

e.       Project Quality Management

Fokus pada perencanaan, pengembangan, dan pengelolaan lingkungan yang berkualitas, yang memungkinkan proyek memenuhi kebutuhan atau keinginan stakeholder. Proses pada quality manajemen yang dapat dilakukan pada masa Pandemic COVID-19 meliputi:

·         Plan Quality Management : Menentukan standar mutu yang sesuai

·         Perform Quality Assurance : Melaksanakan aktivitas mutu

·         Control Quality: Memonitor kesesuaian hasil proyek.

f.       Project Human Resource Management

Berfokus pada menciptakan dan mengembangkan project team serta memahami dan merespons secara tepat terhadap sisi perilaku Project Manager. Pada Pandemi COVID 19, Sumber daya manusia sangat diseleksi hal ini dikarenakan pengurangan kerumunan orang, yang diakibatkan penyebaran virus. Hal tersebut mewajibkan manager proyek harus melakukan seleksi tenaga kerja, melakukan evaluasi karyawan dan memberikan konpensasi dan proteksi sesuai protokol kesehatan yang telah dianjurkan Menteri Kesehatan RI.

g.      Project Communications Management

Proses ini memerlukan komunikasi informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai project kepada stakeholder project. Pada saat pandemi COVID-19, pihak konsultan, kontraktor, supplier, QA, QS, dan pihak ahli/professional lainnya semakin terhubung dengan pihak lainnya melalui komunikasi online. Dalam hal ini tentunya bersama pihak pengguna jasa, fungsi pengendalian proyek (controlling) semakin optimal. Pihak penerima jasa dapat melakukan evaluasi proyek selama Pandemi COVID-19.

h.      Project Risk Management

Proses ini berfokus dengan mengidentifikasi dan merespons risiko yang mempengaruhi project. Dari perspektif Leadership in Construction di Indonesia, Pandemi COVID-19 bukan sebagai hambatan, tetapi seharusnya sebagai “peluang yang berharga”. Pandemi COVID-19 sesungguhnya adalah bencana bukan risiko. Dalam perspektif Manajemen Risiko, bencana tidak bisa dicegah, sedangkan risiko dapat dicegah. Karenanya, mengacu pada filosofi proyek konstruksi yang berbasis perencanaan, kalaupun terdampak risiko bahkan bencana sekalipun, proyek konstruksi Indonesia seharusnya mampu merespon secara bijak dampak COVID-19.

i.        Project Procurement Management

Proses ini berfokus mengidentifikasi sumber daya yang akan dibutuhkan di luar tim project untuk menyelesaikan kiriman – kontraktor, pekerja lepas, vendor, pemasok, dll. Pada Pandemi COVID 19, tantangan yang dihadapi dihadapi dalam pengerjaan proyek yaitu dalam pengadaan barang terutama pada supplier dikarenakan pembatasan moda transportasi. Untuk itu sangat diharapkan bagi para manajer proyek selalu adaptif dalam perubahan.

j.        Project Integration Management

Proses ini diperlukan untuk mengidentifikasikan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek. Proses pada manajemen integrasi proyek meliputi:

·         Develop Project Management Plan : Membuat perencanaan proyek

·         Direct and Manage Project Work : Mengarahkan pelaksanaan proyek.

·         Monitor and Control Project Work : Memantau proyek

·         Perform integrated Change Control : Mengintegrasikan pelaksanaan control perubahan.

·         Close Project or Phase : Berisi tugas-tugas untuk menutup proyek

Maka dari itu proses penyelenggaraan proyek di masa pandemi COVID-19, memerlukan pengawalan dari berbagai pihak seperti pemerintah, swasta atau perencana proyek dengan mengawal seluruh proses proyek, secara khusus jika ada risiko maupun penghentian proyek dan juga sebagai pengawas yang memastikan proyek berjalan sesuai perencanaan awal proyek. Dan pada saat pengerjaan proyek tentunya menyesuaikan diri dengan pola hidup baru berupa adaptasi dalam beraktifitas dan bekerja mengikuti protokol kesehatan.

Referensi :

https://www.coldeja.com/2020/03/9-knowledge-area-manajemen-proyek.html

https://student-activity.binus.ac.id/himsisfo/2017/05/project-management-knowledge-areas/

https://www.uph.edu/2020/06/02/mts-uph-kawal-industri-konstruksi-indonesia-di-masa-sebelum- saat-dan-pasca-pandemi-covid-19/